T: 97 76 77 77
T: 97 76 77 77

Behandling af personoplysninger

Nedenfor kan du læse, hvordan Vils entreprenørforretning A/S (”vi”, ”os” eller ”vores”) behandler dine personoplysninger, når du er kunde, leverandør, samarbejdspartner, pårørende til vores ansatte, besøgende på vores adresse, besøgende på vores hjemmeside eller besøgende på vores profil/side på sociale medier. 

 

1. DATAANSVAR 

Den juridiske enhed, der er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger er: 

Vils entreprenørforretning A/S 

Nørre Allé 21 

7980 Vils 

CVR-nr. 20438576 

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte Jannie Larsen på telefon 9776 7777 eller e-mail jal@vils.dk. 


  1. KATEGORIER AF OPLYSNINGER, FORMÅLET MED BEHANDLINGEN OG OPBEVARINGSPERIODE 

Vi kan behandle personoplysninger om dig i en række forskellige situationer. Nedenfor kan du bl.a. læse om, hvornår vi behandler dine personoplysninger, til hvilke formål vi behandler dem, og hvor længe vi opbevarer dem. Bemærk, at det ikke er samtlige formål, kategorier af oplysninger, modtagere af oplysninger eller typer af behandling der gælder for dig i alle tilfælde. 

Vi vil gerne sikre, at alle personoplysninger, vi behandler, er korrekte og opdaterede. Vi beder dig derfor om altid at give os besked  om eventuelle ændringer til de oplysninger, du har givet os. På den måde  kan vi sikre, at dine personoplysninger er korrekte og ajourførte. 

Kunder (og tilknyttede personer) 

Når du køber entreprenørydelser hos os, behandler vi de personoplysninger, der er nødvendige for at vi kan levere de ydelser, du har købt. Vi behandler oplysningerne med det formål at kunne opfylde de(n) aftale(r), vi har indgået. Vi behandler som udgangspunkt kun almindelige oplysninger såsom navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse og tilsvarende kontaktoplysninger. Herudover behandler vi de oplysninger, som vi udveksler for at varetage kundeforholdet. For eksempel ordre- og fakturaoplysninger, e-mailkorrespondance og eventuel anden post. 

Når vi leverer entreprenørydelser til vores kunder, kan der alt efter omstændighederne være tilknyttet én eller flere personer, der på forskellig måde medvirker i forbindelse med leverancen. Det kan for eksempel være kontaktpersoner hos kunden. Hvis du er kunde, eller en person der er tilknyttet en af vores kunder, for eksempel som kontaktperson, kan vi derfor behandle personoplysninger om dig.  

Når du er kunde og direkte part i den aftale, vi har indgået, er grundlaget for vores behandling af oplysningerne artikel 6(1)(b) GDPR, fordi behandlingen er nødvendig for at opfylde vores aftale. Er du en person tilknyttet en af vores kunder, er behandlingsgrundlaget artikel 6(1)(f) GDPR og vores legitime interesse i at kunne kommunikere med vores kunder som led i leverancen af vores ydelser og driften af vores virksomhed.  

 Oplysningerne indsamles som udgangspunkt hos dig selv, eller hos andre personer hos den kunde som du er tilknyttet. 

 Oplysningerne slettes som udgangspunkt 5 år efter kundeforholdets ophør. Oplysningerne kan dog efter en konkret vurdering opbevares i en længere periode, når dette er nødvendigt for at opfylde formålet, for eksempel til brug for opfyldelse af dokumentationskrav for de produkter vi har anvendt i forbindelse leverancen til dig, eller til brug for eventuelle tvister. Formålet med opbevaringen er at kunne dokumentere kundeforholdet frem til det tidspunkt hvor forældelsesfristen for et evt. krav opstået under kundeforholdet indtræder. Fakturaoplysninger opbevares i regnskabsåret plus 5 år jf. bogføringslovens § 10. 

Leverandører og samarbejdspartnere  

Der kan, i forbindelse med samarbejder med vores leverandører og samarbejdspartnere, være tilknyttet én eller flere personer, der på forskellig måde medvirker i samarbejdet. Det kan for eksempel være personer, der er er ansat hos vores leverandører og samarbejdspartnere. Hvis du er en af disse personer, kan vi behandle personoplysninger om dig.  

Vi behandler oplysningerne med det formål at kunne opfylde den aftale, vi har indgået med den leverandør eller samarbejdspartner, som du er tilknyttet, og hvor det er relevant for at kunne opfylde vores aftaler med vores kunder. Vi behandler som udgangspunkt kun almindelige oplysninger, såsom navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, stilling og tilsvarende kontaktoplysninger. Herudover behandler vi de oplysninger, der udveksles med os som led i vores samarbejde. For eksempel e-mailkorrespondance og eventuel anden post.  

Oplysningerne indsamles som udgangspunkt hos dig selv, eller hos andre personer hos den leverandør eller samarbejdspartner som du er tilknyttet.  

 Når du selv er direkte part i den aftale, vi har indgået med leverandøren eller samarbejdspartneren, er behandlingsgrundlaget artikel 6(1)(b) GDPR, fordi behandlingen er nødvendig for at opfylde vores aftale. Er du en person tilknyttet en af vores leverandører eller samarbejdspartnere, er behandlingsgrundlaget artikel 6(1)(f) GDPR og vores legitime interesse i at kunne kommunikere med vores leverandører og samarbejdspartnere som led i driften af vores virksomhed.  

Oplysningerne slettes som udgangspunkt 5 år efter leverandør- eller samarbejdsforholdets ophør. Oplysningerne kan dog efter en konkret vurdering opbevares i en længere periode, når dette er nødvendigt for at opfylde formålet, for eksempel i forbindelse med eventuelle tvister. Formålet med opbevaringen er at kunne dokumentere leverandør- eller samarbejdsforholdet frem til det tidspunkt hvor forældelsesfristen indtræder for eventuelle krav opstået under leverandør- eller samarbejdsforholdet. 

Fakturaoplysninger opbevares i regnskabsåret plus 5 år jf. bogføringslovens § 10. 

Tv-overvågning 

Når du besøger vores lokaliteter i Vils, Viborg og Skive, eller besøger en af vores byggepladser kan vi behandle oplysninger om dig i form af videooptagelser fra vores tv-overvågning. Der er opsat skiltning på alle de arealer, som tv-overvåges. Formålet med tv-overvågningen er kriminalitetsforebyggelse. Alle optagelser lagres sikkert og afspilles kun, hvis det er nødvendigt, fx i forbindelse konkret mistanke om et strafbart forhold. Optagelser afspilles kun for personer, der har et arbejdsbetinget behov for at se dem. Optagelser fra tv-overvågningen kan efter omstændighederne udleveres til politiet. Optagelserne slettes som udgangspunkt efter 30 dage. Optagelserne kan dog opbevares i en længere periode, hvis det er nødvendigt som følge af behandlingen af en konkret hændelse, for eksempel i forbindelse efterforskning af et muligt strafbart forhold. Vi bruger som interesseafvejningsreglen i artikel 6(1)(f) GDPR og databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 som behandlingsgrundlag, da vi har en legitim interesse i at kunne iværksætte de sikkerhedsforanstaltninger, vi finder nødvendige i forbindelse med driften af vores virksomhed. 

Pårørende til vores ansatte 

Når du er nærmeste pårørende til en af vores ansatte, behandler vi dine kontaktoplysninger. Det gør vi, for at vi kan kontakte dig, hvis det bliver nødvendigt, for eksempel hvis din pårørende bliver akut syg på arbejdspladsen eller i en lignende situation. Vi bruger interesseafvejningsreglen i artikel 6 (1)(f) GDPR som behandlingsgrundlag, da vi har en legitim interesse i at kunne kontakte vores ansattes nærmeste pårørende, hvis der bliver behov for det. 

Hjemmeside 

Vores hjemmeside bruger ikke cookies, og du skal ikke afgive personoplysninger for at bruge hjemmesiden.  

Sociale medier 

Når du besøger vores profil/side på sociale medier (Facebook, LinkedIn og Instagram) er vi fælles dataansvarlige med udbyderen af det sociale medie for den behandling af personoplysninger, der sker på vores profil/side. Du skal derfor være særligt opmærksom på, at udbyderen af det sociale medie behandler oplysninger om dig, når du besøger eller interagerer med vores profil/side. Behandling kan også ske, selvom du ikke selv har en profil på det pågældende sociale medie. Der vil typisk være tale om følgende oplysninger: 

De oplysninger, du vælger at offentliggøre på vores profil/side på sociale medier, bliver delt med mange mennesker. Du bør derfor ikke beskrive forhold eller dele billeder mv., som du ikke ønsker skal være alment tilgængelige. Du opfordres til aldrig at skrive følsomme eller fortrolige personoplysninger om dig selv eller andre, når du selv laver opslag eller kommenterer på vores opslag på sociale medier. Du har selv mulighed for at slette dine egne opslag og kommentarer på vores profil/side, når du ikke længere ønsker, at de skal være tilgængelige på profilen/siden.  

Som behandlingsgrundlag bruger vi artikel 6(1)(a) GDPR for så vidt angår den del af behandlingen, som du har givet samtykke til over for det pågældende sociale medie, samt interesseafvejningsreglen i artikel 6(1)(f) GDPR og vores legitime interesse i at markedsføre os og kommunikere med kunder, følgere og potentielle nye kunder og medarbejdere ved brug af sociale medier. 

3. FRIVILLIGHED 

Når vi indsamler personoplysninger direkte hos dig, giver du os oplysningerne frivilligt. Afhængig af de konkrete omstændigheder kan konsekvensen ved ikke at give os personoplysningerne være, at vi ikke kan varetage de formål, som vi har beskrevet ovenfor. Herunder at vi ikke kan varetage eller opretholde et kundeforhold til dig, eller at vi ikke kan varetage vores forpligtelser som leverandør eller samarbejdspartner. 

4. OVERFØRSEL TIL LANDE UDEN FOR EU/EØS 

Databeskyttelseslovgivningen i lande uden for EU/EØS kan være lempeligere, end den er i Danmark og det øvrige EU/EØS. I visse lande har EU-Kommissionen dog fastlagt, at databeskyttelsesniveauet er på højde med det beskyttelsesniveau, der er i EU/EØS. Hvis vi overfører dine personoplysninger til lande, hvor det ikke er tilfældet, vil overførslen til disse lande ske efter reglerne i kapitel 5 GDPR.  

Vi bruger cloudbaserede tjenester fra Microsoft 365. De oplysninger, der behandles ved brug af disse tjenester opbevares i datacentre i EU. Da der er tale om cloud baserede tjenester, kan Microsoft i visse tilfælde foretage teknisk vedligehold af systemet fra lande uden for EU/EØS. Det betyder, at der i den forbindelse kan ske overførsel af oplysninger til lande uden for EU/EØS. En overførsel vi i disse tilfælde ske på baggrund af Data Privacy Framework eller EU-kommissionens standardkontrakter og de supplerende foranstaltninger Microsoft har iværksat for at sikre at beskyttelsesniveauet er på højde med beskyttelsesniveauet inden for EU/EØS. Kontrakten er tilgængelig på Microsofts hjemmeside. 

Hvis du har spørgsmål til vores overførsel af oplysninger til tredjelande, kan du kontakte Jannie Larsen på telefon 9776 7777 eller e-mail jal@vils.dk. 

5. MODTAGERE 

Dine personoplysninger vil kunne blive behandlet af andre end os. Det kan f.eks. være offentlige myndigheder eller serviceudbydere, der leverer IT-systemer eller hjælper os med administrative funktioner, f.eks.:  

  • Offentlige myndigheder i forbindelse med indberetning og færdigmelding af kloakarbejder, bl.a. ved kloakseparering 
  • Fragtfirmaer, hvis der bestilles materialer, der skal leveres direkte til dig på din adresse 
  • Sociale medier, hvis du besøger eller interagerer med vores profil/side 
  • Juridiske rådgivere, herunder vores advokater samt vores erhvervs- og arbejdsgiverorganisation 
  • Revisor, f.eks. i forbindelse med udarbejdelsen af vores årsregnskab 
  • IT- og serviceleverandører  

6. DINE RETTIGHEDER 

Du har til enhver tid mulighed for at gøre brug af dine rettigheder efter databeskyttelseslovgivningen. 

Ret til indsigt  

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig, samt modtage en række yderligere oplysninger om vores behandling af dine personoplysninger.

Ret til berigtigelse 

Du har ret til at få forkerte oplysninger om dig selv rettet og til at få suppleret ufuldstændige oplysninger om dig selv. Det kan blandt andet ske ved, at du selv kommer med yderligere oplysninger. 

Ret til sletning 

I visse tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig selv. Det har du blandt andet, når oplysningerne ikke længere er nødvendige for at opfylde de formål, de er indsamlet eller behandlet til, eller hvis behandlingen af oplysningerne ikke er lovlig. 

Ret til begrænsning af behandling  

I visse tilfælde har du ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, betyder det, at vi fremover kun må behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.  

Ret til indsigelse 

Du har til enhver tid ret til – af grunde der vedrører din særlige situation – at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. 

Ret til dataportabilitet 

I visse tilfælde har du ret til at modtage de personoplysninger, som du har givet til os, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt til at få overført

disse personoplysninger fra os til en anden dataansvarlig uden hindring. 

Ret til at trække et samtykke tilbage 

Du har til enhver tid ret til at trække et samtykke til behandling af dine personoplysninger tilbage. Du skal dog være opmærksom på, at dette først har virkning fra tidspunktet for tilbagetrækningen. Det påvirker derfor ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger frem til det tidspunkt, hvor du trækker samtykket tilbage. 

Du kan læse mere om dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside. 

Hvis du ønsker at gøre brug af én eller flere af dine rettigheder, kan du kontakte Jannie Larsen på telefon 9776 7777 eller e-mail jal@vils.dk. 

7. KLAGE  

Klage over vores behandling af dine personoplysninger kan ske til:  

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
E-mail: dt@datatilsynet.dk  

8. OPDATERINGER AF PRIVATLIVSPOLITIKKEN 

Det vil fra tid til anden være nødvendigt for os at opdatere denne privatlivspolitik. Det er derfor en god ide at holde dig regelmæssigt opdateret. Vi offentliggør nye versioner på vores hjemmeside www.vils.dk.